Dans la perspective de répondre efficacement, aux nombreuses demandes individuelles ou collectives, de prêt de matériel communal pour l'exercice d'activités festives ou de rassemblement, formulées en Mairie par les associations garonnaises, les établissements scolaires, les particuliers de la commune, les collectivités voisines ou autres personnes morales (entreprises locales, maison de retraite etc.) il convient de définir précisément, les modalités pratiques de mise à disposition gratuite dudit matériel.
Par ailleurs, afin d'assurer la bonne organisation des services, en termes de gestion de stock, de préparation, de mise à disposition et livraison de ce matériel, il est indispensable d'établir un document regroupant les informations nécessaires au suivi de ces requêtes parfois, verbales et hors délais.
Avant toute mise en œuvre effective, il est important de formaliser de manière administrative et règlementaire, le mode d'enregistrement des demandes écrites, la gestion des stocks municipaux et les modalités pratiques de prise en charge et de restitution, par l'établissement d'un règlement intérieur et d'un formulaire « type ».
Ce document permet en outre, d'identifier les derniers utilisateurs, donnant une traçabilité rapide des éventuels dommages causés au matériel prêté (mauvaise utilisation, restitution de matériel cassé ou non nettoyé, etc.)
Chaque demandeur devra remplir le formulaire de demande de prêt et recevra un exemplaire du présent règlement, qui sera par ailleurs affiché dans le hall d'entrée de l'Hôtel de Ville.
à télécharger : règlement - prêt de matériel
à télécharger : formulaire pour prêt de matériel
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